B
A B I
KONSEP
DASAR MANAJEMEN
I.1.
BATASAN MAJEMEN
Lahirnya konsep
manajemen ditengah gejolak masyarakat sebagai konsekuensi akibat tidak
seimbangnya pengembangan teknis dengan kemampuan sosial. Istilah manjemen (management) telah diartikan oleh
berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda. Masing-masing pihak dalam
memberikan istilah diwarnai oleh latar belakang pekerjaan mereka. Sebagai bahan
perbandingan studi lebih lanjut, berikut ini disajikan pendapat para ahli
mengenai batasan manjemen yang amat berbeda :
I.1.1. John D. Millet membatasi manajemen
adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang
diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan (Siswanto, 1987:4)
Millet lebih
menekankan bahwa manajemen sebagai suatu proses, yaitu suatu rangkaian
aktivitas yang satu sama lain saling berurutan
I.1.2. James A.F Stoner dan Charles Wankel
(1986:4) memberikan batasan manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan
organisasi.
Menurut Stoner dan
Wankel bahwa poses adalah cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan.
I.1.3. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard
(1980 :3) memberikan suatu batasan manajemen adalah sebagai suatu usaha yang
dilakukan dengan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan
organisasi
Hersey dan Blanchard
lebih menekankan bahwa definisi tersebut tidaklah dimaksudkan hanya untuk satu
jenis organisasi saja.
Untuk kepentingan
pembahasan manajemen diberi bahasan sebagai berikut :
Manjemen adalah seni
dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan
pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
Definisi manajemen
mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
I.1.1. Elemen sifat
I.1.2. Manajemen sebagai suatu seni
Yaitu sebagai suatu
keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan dalam aplikasi ilmu
pengetahuan untuk mencapai tujuan
I.1.3. Manajemen
sebagai suatu ilmu.
Yaitu akumulasi
pengetahuan yang telah disistemasikan dan diorganisasikan untuk mencapai
kebenaran umum (general purposes)
I.1.4. Elemen fungsi
I.1.5. Perencanaan
Yaitu suatu proses
dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan terlebih dahulu pada suatu
jangka waktu/periode.
I.1.6.
Pengorganisasian
Yaitu proses dan
rangkaian kegiatan dalam pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan
oleh anggota kelompok pekerjaan
I.1.7. Pengarahan
Yaitu suatu rangkaian
kegiatan untuk memberikan petunjuk atau instruksi dari seorang atasan kepada
bawahan
I.1.8. Pemotivasian
Yaitu suatu proses
dan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang atasan dalam memberikan
ispirasi
I.1.9.
Pengendalian/Pengawasan
Yaitu suatu proses
dan rangkaian untuk mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan dan tahapan yang harus dilalui
I.1.10. Elemen
sasaran
Orang (manusia)
Yaitu mereka yang
telah memenuhi syarat tertentu dan telah menjadi unsur integral dari organisasi
atau badan tempat ia bekerja sama untuk mencapai tujuan
I.1.11. Mekanisme
kerja
Yaitu tata cara dan
tahapan yang harus dilalui orang yang mengadakan kegiatan bersama untuk
mencapai tujuan
I.1.12. Elemen
tujuan
Yaitu hasil akhir
yang ingin dicapai atas suatu pelaksanaan kegiatan
I.2. FILSAFAT MANAJEMEN
Secara etimologi
filsafat berasal dari bahasa Yunani yang terdisi dari philein dan Shopia. Philein artinya cinta dan Shopia berarti kebijakan. Filsafat
berarti cinta kebijakan
Jadi pengertian
filsafat secara umum sebagai ilmu pengetahuan yang mengkaji hakikat segala
sesuatu untuk memperoleh kebenaran. Ilmu pengetahuan tentang hakikat menanyakan
apa hakikat/sari/inti/esensi segala sesuatu
Moekijat
mengemukakan bahwa filsafat adalah suatu sistem pemikiran yang menjelaskan
gejala tertentu dan memberikan serangkaian prinsip untuk memecahkan
permasalahan yang berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan tertentu
(Moekijat, 1980:318). Singkatnya suatu filsafat adalah suatu cara hidup.
Filsafat memiliki :
I.2.1. Tujuan
tertentu
Beberapa nilai yang
berhubungan dengan pencapaian tujuan dan
Keyakinan pada pihak
para penganut bahwa nilai dan tujuan akhir bernilai untuk dikejar
Filsafat adalah
petunjuk utama yang menggaris bawahi semua tindakan dari seorang manajer.
Filsafat manajemen
adalah bagian yang terpenting dari pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan
dasar yang luas untuk menetapkan pemecahan permasalahan manajerial. Filsafat
manajemen memberikan dasar bagi pekerjaan seorang manajer
Menurut Davis dan Filley dan Ukas (1978)
terdapat faktor-faktor dasar dalam filsafat manajemen yang diperlukan dan
memiliki hubungan saling ketergantungan satu sama lain dalam mencapai tujuan.
Faktor-faktor dasar tersebut meliputi hal-hal berikut :
I.2.1.1. Kepentingan
umum
Hal ini dimaksudkan
bahwa dalam penyelenggaraan suatu organisasi harus terlihat adanya cerminan
deskripsi berbagai kepentingan
I.2.1.2. Tujuan
usaha
Tujuan usaha adalah
perwujudan aktivitas yang spesifik dari organisasi, baik organisasi yang
bertujuan mencari laba maupun organisasi yang tidak bertujuan mencari laba
I.2.1.3. Pimpinan
pelaksana
Pimpinan pelaksana
adalah individu yang diberi kepercayaan untuk memimpin suatu usaha dengan
menggunakan otoritas yang diberikan kepadanya
I.2.1.4. Kebijakan
Kebijakan adalah
pernyataan atau ketentuan umum yang menuntun atau menyalurkan pemikiran menjadi
pengambilan keputusan oleh bawahan
I.2.1.5. Fungsi
Fungsi adalah
aktivitas yang berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai
I.2.1.6. Faktor
dasar
Faktor dasar
meliputi faktor-faktor produksi asli atau turunan
I.2.1.7. Struktur
organisasi
Struktur organisasi
adalah saluran yang menunjukan hubungan kerja antara manajer dan bawahan dalam
melaksanakan pekerjaan yang disertai dengan otoritas dan tanggung jawab serta
kesanggupan untuk tanggung gugat/mempertanggujawabkan (accountability)
I.2.1.8. Prosedur
Prosedur adalah
tahapan tindakan yang harus ditempuh untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
tertentu
I.2.1.9. Moral kerja
Moral kerja adalah
kondisi mental dari individu atau kelompok yang menentukan sikap bawahan dalam
menerima pekerjaan dan mengoprasikannya dengan sebaik-baiknya sesuaia dengan
tujuan akhir.
I.3. ILMU DAN SENI MANAJEMEN
Manajemen adalah
ilmu dan seni untuk melakukan tindakan guna mencapai tujuan. Manajemen sebagai
suatu ilmu adalah akumulasi pengetahuan yang disetemasikan atau kesatuan
pengetahuan yang terorganisasi. Batasan lain tentang ilmu yang dikemukakan oleh
Goode dan Hatt (1952:7) bahwa ilmu
merupakan suatu cara menganalisis yang mengizinkan para ahlinya untuk
menyatakan suatu proposi dalam bentuk kausalitas, yaitu Apabila maka dalam hubungan
ini diketengahkan bahwa bagaimana sekumpulan pengetahuan harus berdasarkan
batasan yang telah dikemukakan diatas akan memperoleh karakteristik pokok yang
terdapat pada pengertian ilmu itu, yaitu bersifat rasional, empiris, umum, dan
akumulatif.
I.3.1. Bersifat
rasional
Rasional adalah
suatu sifat aktifitas berpikir yang ditundukan pada logika formal dalam
mengikuti urutan berpikir silogisme
I.3.2. Bersifat
Empiris
Dikatakan bersifat
empiris karna kesimpulan yang diambil harus dapat ditundukan pada vertifikasi
indra manusia
I.3.3. Bersifat Umum
Bersifat umum
artinya kebenaran yang dihasilkan sebagai ilmu tersebut dapat divertifikasi
oleh peninjau ilmiah
I.3.4. Bersifat Akumulatif
Bersifat akumulatif
adalah apa yang dipelajari merupakan kelanjutan dari ilmu yang telah
dikembangkan sebelumnya
Manajemen merupakan
suatu ilmu karena memiliki karakteristik pokok seperti halnya karakteristik
pokok ilmu yang telah dideskripsikan diatas. Langkah-langkah metode ilmiah yang
diaplikasikan dalam manajemen tersebut adalah :
I.3.1. Observasi
I.3.2. Rumusan
permasalahan
I.3.3. Akumulasi dan
klasifikasi fakta tambahan yang baru
I.3.4. Generalisasi
I.3.5. Rumusan
hipotesis, serta
I.3.6. Testing dan
verifikasi
Manajemen dikatakan
sebagai suatu ilmu sehingga seorang manajer juga harus memiliki sikap ilmiah .
Sikap ilmiah yang harus dimiliki seorang manajer adalah
I.3.1. Objektivitas
Yang dimaksud dengan
objektif adalah bahwa dalam satu peninjauan yang dipentingkan adalah objeknya
I.3.2. Serba relatif
Seorang manajer
sebagai ilmuwan harus menerima realitas perubahan yang terjadi dan memberikan
dampak terhadap masa berlakunya teori-teori yang telah mereka miliki
I.3.3. Skeptif
Yang dimaksud sikap
skeptif adalah sikap untuk selalu ragu terhadap pernyataan yang belum cukup
kuat dasar pembuktiannya
I.3.4. Kesabaran
intelektual
Mampu menahan diri
dan kuat untuk tidak menyerah kepada tekanan dalam menyatakan suatu pendirian
ilmiah karena memang belum selesai dan belum lengkap hsil yang dicapai
I.3.5. Kesederhanaan
Kesederhanaan dalam
sikap ilmiah adalah kesederhanaan dalam cara pikir cara menyatakan dan cara
pembuktian
I.3.6. Tidak memihak
kepada etik
Sikap tidak memihak
kepada etik adalah bahwa ilmu tidak memiliki tujuan dan tugas untuk membuat
penilaian tentang hal yang lain dan hal yang buruk
Manajemen sebagai
suatu seni adalah seni dalam pengertian dalam arti luas dan umum, yaitu
merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan, serta kerampilan dalam menerapkan
prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber
daya alam (human and natural resources)
secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan.
Manajemen dapat
dikuasai oleh ilmu dengan lapisan seni yang baik, atau sebaliknya manajemen
dapat dikuasai oleh seni dengan lapisan ilmu yang baik. Dalam setiap aktivitas
diperlukan ilmu dan seni
G.R Terry
(1975: 79) mengatakan, secara esensial seorang manajer adalah seorang ilmuwan
dan seorang seniman . Ia memerlukan suatu pengetahuan yang disusun menurut
system yang memberikan kebenaran-kebenaran pokok yang dapat digunakan dalam
mengoprasikan pekerjaannya
I.4. PENTINGNYA TUJUAN DALAM MANAJEMEN
Menyelesaikan tugas
secara efisien dan efektif adalah penting, akan tetapi yang lebih penting yaitu
mengetahui tentang hal-hal yang harus dilakukan dan memastikan bahwa tugas yang
diselesaikan bergerak kearah tujuan. Tujuan adalah sesuatu yang ingin
direalisasikan oelh seseorang : tujuan merupakan objek atas suatu tindakan
Edwin A. Locke
(1968: 157) berpendapat bahwa Frederick
W. Taylor menggunakan tujuan yang ditentukan sebahai salah satu teknik
utamanya dari Manajemen Ilmiah. Metode yang digunakan oleh orang untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan `dideskripsikan secara detail
Locke juga
mendeskripsikan secara hati-hati mengenai sifat dari proses mental atas
penetapan tujuan. Tujuan manajemen adalah sesuatu yang ingin direalisasikan,
yang menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepada usaha
seorang manajer. Berdasarkan pengertian diatas, minimum dapat diambil empat
elemen pokok, yaitu :
I.4.1. Sesuatu yang
ingin direalisasikan (goal)
I.4.2. Cakupan
(scope)
I.4.3. Ketepatan
(defenitness), dan
I.4.4. Pengarahan
Tujuan pada umumnya
menunjukan hasil yang harus direalisasikan dan memisahkan hasilnya dari
berbagai hal yang direalisasikan mungkin ada.
Pada umumnya, tujuam
dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :
I.4.1. Tujuan
organisasi secara makro
I.4.2. Tujuan
manajer pada seluruh hierarki organisasi, dan
I.4.3. Tujuan
individu
Tujuan organisasi
secara makro sangat berhubungan dengan nilainyang dibentuk dari aktivitas yang
dilakukan oleh organisasi untuk kepentingan pihak intern dan pihak ekstern.
G.R Terry
(1975: 40) mengklafikasikan tujuan menurut tingkatan yang ada dalam suatu
organisasi.
I.5. MANAJEMEN, MANAJER, DAN KETERAMPILAN
Batasan manajemen
yang telah dideskripsikan dan dijadikan pegangan dalam studi, selanjutnya
adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk
mencapai tujuan. Berdasarkan definisi tersebut berarti manajer adalah seorang
yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasian, pengarah, pemotivasi, serta
pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
Spesifikasi
Manajemen, Manajer, dan Kepemimpinan :
I.5.1. Manajemen
Seni dan ilmu dalam
perencanaan, pengoraganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian
terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
Seni, ilmu, dan
prosesnya
I.5.2. Manajer
Seorang yang
bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pemotivasi, dan pengendali
terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
Orang atau pelakunya
I.5.3. Kepemimpinan
Sikap yang harus
dimilki oleh perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, dan pengendali
I.5.4. Sifat atau jiwanya
James A.F. Stoner
dan Charles Wankel (1986:6-8) menspesifikasikan secara lebih lengkap tentang
manajer sebagai berikut :
I.5.1. Manajer bekerja dengan dan melalui
orang lain
Yang dimadsud orang
disini adalah para bawahan, para penyelia, dan manajer dalam hierarki yang sama
maupun hierarki lain dalam organisasi.
I.5.2. Manajer bertanggung jawab dan
bertanggung gugat
Manajer bertanggung
jawab atas pelaksanaan tugas dan pekerjaan tertentu dengan berhasil
I.5.3. Manajer menyeimbangan persaingan
tujuan dan menetapkan prioritas
Setiap waktu manajer
dihadapkan pada sejumlah tujuan, permasalahan, dan kebutuhan organisasi yang
seluruhnya berkompetisi untuk mendapatkan sumber daya dan waktu manajer.
I.5.4. Manajer harus berpikir secara analitis
dan konseptual
Agar menjadi seorang
pemikir analitis, manajer harus mampu memisahkan suatu permasalahan menjadi
komponen, menganalisis komponen tersebut, kemudian muncul dengan suatu
penyelesaian yang mungkin.
I.5.5. Manajer adalah penengah
Organisasi terdiri
dari atas sekelompok orang dan sekelompok orang mungkin saja tidak akur mngkin
bertengkar
I.5.6. Manajer adalah politikus
Manajer harus
membangun hubungan dan menggunakan bujuk rayu serta kompromi dalam mencapai
tujuan organisasi
I.5.7. Manajer adalah diplomat
Manajer dapat
bertindak sebagai wakil resmi dari unit kerja atau rapat-rapat organisasi
I.5.8. Manajer adalah lambing
Manajer menjelmakan
atau melambangkan kesuksesan atau kegagalan suatu organisasi
I.5.9. Manajer mengambil keputusan yang sulit
Hampir setiap
organisasi tidak bias terlepas dari permasalahan atas kehidupannya
Spesifikasi tentang
manajer seperti telah dideskripsikan diatas menunjukan bahwa manajer harus
pandai memainkan peran tertentu pada waktu tertentu pula. Istilah manajer
sebagaimana telah digunakan sebagai bahan studi dalam deskripsi diatas, adalah
setiap orang yang bertanggung jawab atas bawahan dan sumber daya lainnya
Manajer umum
mengelola suatu unit yang kompleks, seperti suatu perusahaan, cabang
perusahaan, atau suatu defisi yang bersifat mandiri
Menurut cakupan
kegiatannya, manajer dapat dibedakan menjadi empat kelompok yaitu :
I.5.1. Dewan direksi, cakupan kegiatannya
dalam usaha mengelola organisasi secara keseluruhan
I.5.2. Presiden organisasi, cakupan
kegiatannya dalam usaha mengelola manajer agar terdapat kesatuan gerak dan
tindakan untuk merealisasikan tujuan
I.5.3. Departemen atau kepala devisi, cakupan
kegiatannya dalam usaha mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya
masing-masing
I.5.4. Manajer hierarki pertama, cakupan
kegiatannya dalam usaha pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi
George R. Terry
(1976: 56-57) mendeskripsikan pekerjaan manajer berdasarkan fungsinya sebagai
berikut :
I.5.1. Perencanaan (Planning)
Dalam fungsi
perencanaan, manajer memilki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :
Menetapkan,
mendeskripsikan, dan menjelaskan tujuan :
Memprakirakan
Menetapkan syarat
dan dugaan tentang kinerja
Menetapkan dan
menjelaskan tugas untuk mencapai tujuan
Menetapkan rencana
penyelesaian
Menetapkan kebijakan
Merencanakan
standar-standar dan metode penyelesaian
Mengetahui lebih
dahulu permasalahan yang akan dating dan mungkin terjadi
Pengorganisasian
(Organizing)
Dalam fungsi
pengorganisasian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :
Mendeskripsikan
pekerjaan dalam tugas pelaksanaan
Mengklafisikan tugas
pelaksanaan dalam pekerjaan operasional
Mengumpulkan
pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat dikelola
Menetapkan syarat
pejerjaan
Mengkaji dan
menetapkan individu pada pekerjaan yang tepat
Mendelegasikan
otoritas yang tepat kepada masing-masing manajemen
Memberikan fasilitas
ketenagakerjaan dan sumber daya lainnya
Menyesuaikan
organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian
Pergerakan
(Actuating)
Dlam fungsi
pergerakan manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebgai berikut :
Memberi tahu dan
menjelaskan tujuan kepada para bawahan
Mengelola dan
mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin
Membimbing bawahan
untuk mencapai standar operasional (pelaksanaan)
Mengembangkan
bawahan guna merealisasikan kemungkinan sepenuhnya
Memberikan orang hak
untuk mendengarkan
Memuji dan
memberikan sanksi secara adil
Member hadiah
melalui penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan
baik
Memperbaiki usaha
pergerakan dipandang dari sudut hasil pengendalian
Pengendalian
(Controlling)
Dalam fungsi
pengendalian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :
Membandingkan hasil
dengan rencana pada umumnya
Menilai hasil dengan
standar hasil pelaksanaan
Menciptakan alat
yang efektif untuk mengukur pelaksanaan
Member tahukan alat
pengukur
Memudahkan data yang
detail dalam bentuk yang menunjukna perbandingan dan pertentangan
Menganjurkan
tindakan perbaikan apabila diperlukan
Memberitahukan
anggota tentang interprestasi yang bertanggung jawab
Menyesuaikan
pengendalian dengan hasil
I.6. KETERAMPILAN
DAN PERAN MANAJER
Manajer memegang
kendali yang amat penting dalam mewujudkan efektivitas organisasi. Peter F.
Drucker (1976) berpendapat bahwa prestasi seorang manajer dapat diukur
berdasarkan dua konsep, yaitu efesiensi (efficiency) dan efektifitas
(effectivity). Efisiensi berarti
menjalankan pekerjaan yang benar. Ekektivitas adalah kemampuan untuk memilih
sasaran yang tepat.
Paul Hersey dan Kenneth
H. Blancard (1980: 67) mengemukakan bahwa terdapat tiga bidang keterampilan
yang penting untuk melaksanakan proses manajemen sebagai seorang manajer.
Bidang keterampilan yang dimadsud adalah sebagai berikut :
Keterampilan teknis
Yaitu kemampuan untuk
menggunakan, metode, prosedur, teknik dan akal yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas spesifik yang diperoleh lewat pengalaman, pendidikan, dan
pelatihan
Keterampilan
manusiawi
Yaitu kemampuan dan
pertimbangan yang diusahakan bersama orang lain
Keterampilan
konseptual
Yaitu kemampuan
memahami kompkleksitas keseluruhan organisasi tempat seorang beradaptasi dalam
operasi
Istilah penting
keterampilan konseptual akan meningkat manakala mananjak atas jenjang
manajemen.
I.7. PROSES
MANAJEMEN
Suatu proses
merupakan suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lainnya saling bersusulan.
Proses adalah suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Proses
manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang
manajer dalam suatu organisasi.
Kajian fungsi
manajer secara garis besarnya dapat dilihat dari dua arah yaitu : fungsi
manajer keluar oranisasi dan fungsi manajer keluar organisasi. Fungsi manajer
kedalam organisasi dapat dilihat dari dua sudut berikut :
Fungsi manajer dari
sudut proses, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian,
dan pengendalian
Fungsional manajer
dari sudut spesialisasi kerja, yaitu keuangan, ketenagakerjaan, pemasaran,
pembelian, produksi dan sejenisnya
Sedangkan fungsi
manajer keluar organisasi meliputi aktifitas yang berhubungan dengan pihak luar
organisasi, yaitu menyangkut masalah yuridis, keuangan, administrative,
hubungan antar manusia, dan sejenisnya.
Fungsi manajer dari
sudut proses
Fungsi manajer dari
sudut proses merupakan tahapan aktivitas yang secara kontinu mutlak
dioperasikan oleh manajer sebagaimana pendistribusian fungsi yang dimadsud
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian, dan pengendalian.
Perencanaan
(Planning)
Aktivitas
perencanaan dilakukan untuk menetapkan sejumlah pekerjaan yang harus
dilaksanakan kemudian. Tujuan dari setiap organisasi dalam proses perencanaan
merupakan hal yang sangat penting karena tujuan inilah yang menjadi pegangan
dalam aktivitas selanjutnya
Pengorganisasian
(Organizing)
Pengorganisasian
sebagai fungsi manajemen yang kedua adalah organisasi, baik dalam arti statis
maupun dinamis. Sedangkan organisasi dalam arti dinamis adalh proses
pendistribusian pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh individu atau kelompok
denga otoritas yang diperlukan pengoperasiannya
Pengarahan
(directing)
Aktivitas pengarahan
adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemberian perintah dan saran.
Pemotivasian
(motivating)
Agar terciptanya
keadaan kerja yang mengairahkan, manajer harus melaksanakan fungsinya,
memotivasi bawahannya
Pengendalian
(controlling)
Dengan aktivitas
pengendalian, berarti manajer harus mengevaluasi dan menilai pekerjaan yang
dilakukan para bawahan
Fungsi manajer dari
sudut spesialisasi kerja
Fungsi manajer dari
sudut spesialisasi kerja merupakan penerapan fungsi sesuai dengan bidang kerja
yang ada dalam organisasi. Fungsi yang dimadsud adalah sebagai berikut :
Funfsi keuangan
Dalam keuangan,
manajer harus berusaha agar posisi keuangan organisasi setiap saat dapat
memberikan dana dalam aktivitas secara rutin maupun berkala
Fungsi
ketenagakerjaan
Dalam bidang
ketenaga kerjaan manajer harus berusaha agar bawahan selalu ada dalam kondisi
moral dan disiplin kerja yang tinggi
Fungsi pemasaran
Dalam bidang
pemasaran, manajer harus berusaha agar pelaksanaan aktivitas organisasi yang
mengarahkan arus barang dan jasa dari produsen kepada konsumen dapat memenuhi
para konsumen dengan sebaik-baiknya
Fungsi pembelian
Dalam bidang
pembelian, manajer harus berusaha agar pembelian bahan baku dan bahan penolong
dapat terjamin kualitasnya dan denga harga yang serendah mungki
Fungsi produksi
Dalam bidang
produksi, manajer harus berusaha agar barang dapat diproduksikan dengan teknik
yang tidak berbelit
Dalam pelaksanaan
fungsi lain yang ada pada organisasi, manajer harus berusaha agar spesialisasi
kerja yang lain dapat dilaksanakan sesuai norma yang telah ditetapkan dan
menuju kearah terwujudnya tujuan.
B A B II
PERKEMBANGAN KONSEP
MANAJEMEN
II.1. MAZHAB KLASIK
Teori dan prinsip
manajemen memberikan kemudahan dalam menentukan hal-hal yang harus dikerjakan
untuk dapat secara efektif menjadi seorang manajer, yaitu orang yang
menjalankan fungsi manajemen
Terdapat tiga mazhab
(aliran) manajemen yang mengikuti perkembangannya. Pertama mazhab klasik
terbagi menjadi dua cabang, yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik,
kedua mazhab perilaku, dan ketiga mazhab ilmu manajemen. Secara detail
masing-masing mazhab akan dideskripsikan secara ringkas melalui pembahasan
berikut :
Manajemen Ilmiah
Cabang Mazhab Klasik Pertama
Para pengembang
mazhab ini, antara lain Robert Owen, Charles Babbage, Frederik W. Taylor, Henry
L. Gantt, dan pasangan Gilberth.
Robert Owen
Robert Owen hidup
pada tahun 1771-1858. Pada tahun 1800-an ia adalah seorang manjer pada beberapa
pabrik pemintal kapas diNew Lanars, Skotlandia. Pengalaman memimpin para
bawahan dibawah umur, menyentuh hatinya untuk menyediakan perumahan yang layak
bagi bawahan
Charles babbage
Charles babbge hidup
pada tahun 1792-1871. Dasar keyakinan Babbge bahwa aplikasi prinsip ilmiah pada
proses kerja akan meningkatkan produktivitas dan menekan biaya
Frederik W. Taylor
Frederik W. Taylor
hidup pada tahun 1856-1915. Ia merupakan salah satu tokoh manajemen ilmiah
(scientific management) yang paling termasyur sehingga mendapat sebutan sebagai
bapak manajemen ilmiah. Prinsip yang merupakan gagasan Taylor adalah :
Pengembangan
manajemen ilmiah yang sebenarnya sehingga metode yang terbaik untuk melakukan
setiap pekerjaan dapat ditentukan
Seleksi secara
ilmiah terhadap para pekerja sehingga setiap pekerjaan diberi tanggung jawab
atas tugas yang paling cocok baginya
Pendidikan dan
pengembangan ilmiah untuk bawahan
Kerja sama yang erat
dan bersahabat antara manjemen dan bawahan (Stoner dan Wankel, 1986:30)
Henry L. Gantt
Henry L. Gantt hidup
pada tahun 1861-1919. Rendahnya motifasi yang dicapai mengakibatkan Gantt
meninggalkan sistem tarif upah diferensial untuk diubah menjadi satu inovasi
baru berupa motivasi kerja kepada para pahlawan.
Pasangan Gilberth
Frank B. Gilberth
hidup pada tahun 1868-1942. Sedangkan Lilian M. Gilberth sebagai istri hidup
pada tahun 1878-9172. Pasangan Gilberth berpendapat bahwa studi gerak akan
meningkatkan semangat kerja bagi bawahan karena keuntungan fisiknya yang nyata
dan karena dapat menunjukan perhatian manajemen pada para bawahan
Teori Organisasi
Klasik Cabang Mazhab Klasik Kedua
Pengembang teori
organisasi klasik adalah Henry Fayol yang hidup pada tahun 1841-1925. Timbulnya
teori organisasi klasik sebagai dampak dari adanya organisasi yang kompleks
Dalam usahanya
mengembangkan ilmu manajemen, Fayol memulainya dengan membagi perusahaan
menjadi enam aktivitas yang saling bergantung. Aktivitas yang dimadsud adalah
sebagai berikut :
Fungsi teknis, yaitu
memproduksi dan membuat produk
Fungsi komersial,
yaitu membeli bahan baku dan menjual produk
Fungsi financial,
yaitu memperoleh dan menggunakan modal
Fungsi keamanan,
yaitu melindungi para bara bawahan dan aktivitas perusahaan
Fungsi akutansi,
yaitu mencatat dan mengecek biaya, keuntungan, dan utang-utang, menyiapkan
neraca, serta menghimpun statistic
Fungsi manajerial
Orientasinya adalah
pada fungsi manajerial sehingga ia mendefinisikan manajemen dengan cara membagi
lima fungsi.
Perencanaan, berarti
menentukan suatu cara bertindak ia mendefinisikan memungkinkan orgainisasi
dapat mencapai tujuannya
Pengorganisasian,
berarti memobilisasi sumber daya manusia dan sumber daya alam dari organisasi
untuk mewujudkan rencana menjadi suatu hasil
Pengomandoan,
berarti memberikan pengarahan kepada para bawahan dan mengusahakan mereka untuk
mengerjakan pekerjaannya
Pengoordinasian, berarti
memastikan bahwa sumber daya dan aktivitas organisasi bekerja secara harmonis
untuk mencapai tujuan
Pengendalian,
berarti pemantauan rencana untuk menjamin agar dikemudikan secara cepat
Prinsip manajemen
Fayol yang mendasari perilaku manajerial yang efektif adalah
Pembagian kerja
Otoritas
Disiplin
Kesatuan perintah
Kesatuan arah
Menomorduakan
kepentingan pribadi diatas kepentingan umum
Pemberian upah
Sentralisasi
Hierarki
Tertib
Keadilan
Kestabilan
Kestabilan staf
Inisiatif
Semangat korps
II.2. MAZHAB
PERILAKU
Munculnya mazhab
perilaku disebabakan para manajer menemukan bahwa dengan pendekatan klasik,
efisiensi produksi dan keselarasan kerja yang sempurna tidak dapat diwujudkan.
Para pakar dibawah ini berusaha memperkuat teori organisasi klasik dengan
wawasan sosiologi dan psikologi
Hugo Munsterberg
Hugo Munsterberg
hidup pada tahun 1865-1916 dan telah memberikan kontribusi yang besar dalam
aplikasi psikologi guna membantu tercapainya tujuan produktfitas sebagaimana
diharapkan oleh manajer lain. Dalam bukunya Psychology and Industrial
Efficiency dikemukakan bahwa peningkatan
produktifitas dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Menemukan orang yang
terbaik (bawahan yang kualitas mentalnya terbaik untuk pekerjaan tersebut)
Menciptakan
pekerjaan yang terbaik (kondisi psikologis yang ideal untuk mencapi
produktivitas secara maksimum)
Menggunakan pengaruh
psikologis, yang disebut pengaruh yang paling mungkin untuk memotivasi para
bawahan
Elton Mayo
Elton Mayo hidup
pada tahun 1880-1949. Mayo pada beberapa eksperimennya menemukan bahwa isentif
berupa financial apabila diberikan tidak menyebabkan peningkatan produktifitas.
Berdasarkan penelitiannya, Mayo dan kawan-kawan menarik kesimpulan bahwa para
bawahan akan lebih bekerja keras apabila mereka yakin bahwa manajemen
memberikan tentang kesejahteraan mereka dan para penyelia memberikan perhatian
khusus padanya.
II.3. MAZHAB ILMU
MANAJEMEN
Munculnya mazhab
ilmu manajemen dilatar belakangi oleh lahirnya riset operasi yang dibentuk oleh
pemerintah Inggris untuk menghadapi sejumlah permasalahan baru yang rumit dalam
peperangan yang harus segera dipecahkan pada permulaan perang dunia ke-2
Namun dengan usainya
perang maka OR diaplikasikan dalam menghadapi permasalahan industri sehingga
teknologi industri mulai digunakan. Konstribusi besar atas lahirnya teknik ilmu
manajemen merupakan bagian yang telah stabil dari kelengkapan pemecahan
permasalahan dalam beberapa organisasi besar dalam segala motif
II.4. USAHA-USAHA
PERPADUAN
Mazhab ilmu perilaku
dan mazhab ilmu manajemen, keduanya merupakan pendekatan yang penting dan penuh
semangat terhadap penelitian, analisis, dan pemecahan permasalahan manajemen.
Perkembangan mazhab klasik, selanjutnya dikenal sebagai proses manajemen dan
pendekatan operasional.
B A B III
PERENCANAAN
III.1. KONSEPSI
DASAR
Perencanaan adalah
proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan
pencapaiannya, Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya
manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainnya
Suatu perencanaan
adalah suatu aktivitas intergratif yang berusaha mamaksimumkan efektifitas
seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu system sesuai dengan tujuan yang
akan dicapai. Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga
karakteristik berikut.
Perencanaan tersebut
harus menyangkut masa yang akan datang
Terdapat suatu
elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan dimasa
yang akan datang dan akan diambil oleh perencana
Masa yang akan
datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur
yang amt penting dalam setiap perencanaan
Batasan lain tentang
perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan
menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang menggambarkan dan merumuskan
aktifitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang
diinginkan (Terry, 1975: 140-142)
Berbeda dengan
batasan diatas, Hayashi (1976:2) mendefinisikan perencanaan sebagai suatu
proses bertahap dari tindakan yang terorganisasi untuk menjembatani perbedaab
antara kondisi yang ada dan aspirasi organisasi
Lewis dalam Jhingan
(1996:653-654) mengemukakan adanya enam pengertian perencanaan yang dipakai
didalam kepustakaan ekonomi sebagai berikut :
Banyak sekali
kepustakaan yang hanya menghubungkan istilah perencanaan dengan penentuan letak
geografis, factor, bangunan, tempat tinggal, bioskop, dan semacamnya
Perencanaan hanya
berati memutuskan uang apa yang akan digunakan pemerintah dimasa depan,
seandainya ia memiliki uang yang dapat dibelanjakan
Ekonomi berencana
adalah ekonomi ketika masing-masing satuan produksi hanya memakai sumber daya
manusia, bahan, dan peralatan yang dialokasikan
Perencanaan berarti
setiap penentuan sasaran produksi oleh pemerintah
Disini sasaran
ditetapkan untuk perekonomian secara keseluruhan
Kata perencanaan
kadang-kadang dipakai untuk menggambarkan sarana yang digunakan pemerintah
untuk memaksakan sasaran yang ditetapkan sebelumnya kepada perusahaan swasta
Perencanaan yang
efektif didasarkan atas fakta, bukan didasarkan atas intuisi, fakta yang tepat
dikimpulkan dan dianalisis, aktivitas yang diusulakan didasarkan atas kondisi
yang diberikan oleh fakta.Pada esensinya perencanaan berkenan dengan akal.
Batasan diatas juga mengandung maksud bahwa perencanaan berhubungan dengan
aktifitas untuk masa yang akan datang.
Dalam pelaksanaan
fungsi perencanaan, manajer puncak memiliki fungsi :
Menentukan peran
yang akan diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang
Menghubungkan
organisasi dengan berbagai macam system lingkungannya
Mengevaluasi dan
memprakirakan kebutuhan apa saja yang dapat dipenuhi organisasi
Manajer puncak
umunya mencurahkan hamper semua waktu peencanaan jauh kemasa depan dan pada
strategi organisasi secara keseluruhan. Fungsi perencanaan memiliki hubungan
yang sangat erat dengan pengambilan suatu keputusan
III.2. PROSES
PERENCANAAN
Perencanaan sebagai
suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu
pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling
berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan. Menurut Louis A. Allen
(1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang
manajer untuk berpikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini. Berikut ini
aktivitas perencanaan yang dimadsud :
Prakiraan
(forecasting)
Prakiraan merupakan
suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan/memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui
Penetapan tujuan
(establishing objective)
Penetapan tujuan
merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan
Pemrograman
(programming)
Pemrograman adalah
suatu aktivitas yang dilakukan dengan madsud untuk menetapkan :
Langkah-langkah
utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
Unit dan anggota
yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
Urutan serta
pengaturan waktu setiap langkah
Penjadwalan
(scheduling)
Penjadwalan adalah
penetapan atau penunjukann waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan
berbagai macam pekerjaan
Penganggaran
(budgeting)
Penganggaran
merupakan suatu aktifitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan
yang disediakan untuk aktrivitas dan waktu tertentu
Pengembangan
prosedur (developing procedure)
Pengembangan
prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode
pelaksanaan suatu pekerjaan
Penetapan dan
interprestasi kebijakan (establishing and interpreting policies)
Penetapan dan
interprestasi kebijakan adalah suatu aktifitas yang dilakukan dalam menetapkan
syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan para bawahan akan bekerja
Berdasarkan
aktifitas perencanaan diatas, berikut ini adalah langkah-langkah penting dalam
pekerjaan perencanaan :
Menjelaskan
permasalahan
Permasalahan harus
digambarkan dengan jelas
Usaha memperoleh
informasi terandal tentang aktifitas yang direncanakan
Pengetahuan tentang
aktivitas yang akan direncanakan adalah penting dan perlu untuk perencanaan
yang efektif
Analisis dan
klasifikasi informasi
Tipa-tiap informasi
diperiksa secara terpisah dalam hubungannya dengan informasi secara keseluruhan
Menentukan dasar
perencanaan dan batasan
Berdasarkan data
yang berhubungan dengan permasalahan maupun atas dasar pendapat yang dianggap
penting untuk menetapkan rencana
Menentukan rencana
berganti
Biasanya terdapat
beberapa rencana berganti untuk menyelesaikan pekerjaan dan berbagai macam
alternative dikembangkan dalam langkah ini
Memilih rencana yang
diusulkan
Perlu pertimbangan
dengan cermat mengenai ketetapan aktivitas yang dipilih dengan alokasi biaya
yang dikeluarkan
Membuat urutan
kronologis mengenai rencana yang diusulkan
Artinya, membuat
detail tindakan yang direncanakan akan dilakukan, oleh siapa dan bilamana
dilakukan dalam urutan yang tepat untuk tujuan yang diinginkan
Mengadakan
pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulakan
Efektifitas suatu
rencana dapat diukur melalui hasil yang dicapai
Dalam perspektif
makro, Killick (1976) dan Todaro (1994:160) mengemukakan karakteristik
perencanaan yang komperhensif, khususnya yang terdapat pada Negara-negara
berkembang sebagai berikut :
Dimulai dari
pandangan politik dan tujuan pemerintah
Suatu rencana
menyusun sebuah strategi yang ditunjukan untuk mencapai tujuan tersebut
Rencana tersebut
diupayakan menyajikan suatu koordinasi terpusat dan konsistensi terhadap
prinsip dan kebijakan
Perencanaan tersebut
mencakup seluruh perekonomian merupakan kebalikan dari perencanaan kolonial
atau sector
Untuk mencapainya
secara optimum dan konsisten, rencana yang komperhensif lebih banyak
menggunakan model makro ekonomi yang diformalkan
Suatu rencana
biasanya mencakup periode
III.3. PEMBAGIAN
PERENCANAAN
Dalam setiap
organisasi, perencanaan disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan
struktur organisasi. Pada setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua
fungsi, yaitu :
Menetapkan tujuan
yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah
Sebagai alat untuk
mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi berikutnya
Stoner dan Wankel
(1986:189) mengklafikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana
strategis dan rencana operasional :
Rencana strategis
(strategis plan)
Rencana ini dirancang
untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang
merupakan satu-satunya alas an kehadiran organisasi tersebut. Rencana strategis
sangat diperlukan pada setiap organisasi.
Kelebihan
menggunakan rencana strategis antara lain :
Dengan rencana
strategis manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya
kepada organisasinya
Membantu manajer
mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan memecahkannya sebelum menjadi
lebih buruk
Membantu manajer
mengenal peluang yang mengandung resiko dan peluang yang aman dan memilih
diantara peluang yang ada
Mengurangi
kemungkinan deviasi dan kejutan yang tidak menyenangkan, karena sasaran,
tujuan, dan strategi untuk penelitian bersama
Melalui rencana
strategis, manajer dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang
tahan menghadapi ujian waktu
Sementara itu
kelemahan dengan menggunakan rencana strategis adalah sebagai berikut:
Bahaya terciptanya
birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan dengan produk
an pelanggan perusahaan
Kadang-kadang
perencana strategis cenderung membatasi organisasi pada pilihan yang paling
rasional dan bebas resiko
Rencana operasional
(operasional plan)
Rencana opersional
memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan.
Rencana sekali pakai
(sigle use paln)
Rencana sekali pakai
dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan
tersebut telah dicapai. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain sebagai
berikut :
Progam
Progam mencakup
serangkaian aktivitas yang relative luas. Suatu progam menjelaskan :
Langkah-langkah
utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
Unit atau anggota
yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
Urutan serta
pengaturan waktu setiap langkah
Proyek
Proyek adalah bagian
progam yang lebih kecil dan mandiri
Anggaran
Anggaran adalah
pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertentu
dalam waktu tertentu pula
Rencana tetap
(standing plan)
Rencana merupakan pendekatan
yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berluang dan dapat
diperkirakan. Bentuk utama rencana tetap antara lain sebagai berikut :
Kebijakan
Kebijakan adalah
suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Manajer puncak membuat suatu
kebijakan disebabkan hal-hal berikut :
Kebijakan tersebut
akan meningkatkan efektifitas organisasi
Harapan bahwa
beberapa aspek organisasi dapat mencerminkan nilai pribadi mereka
Perlu menghilangkan
adanya kontradiksi atau kekacauan yang terjadi pada hierarki yang lebih rendah
dalam organisasi yang bersangkutan
Prosedur standar
disebut prosedur
standar atau metode standar
Peraturan
Peraturan adalah
pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan
dalam situasi tertentu
III.4.TEORI
PERENCANAAN
Perencanaan
merupakan suatu aktivitas universal manusia, suatu keahlian dasar dalam
kehidupan yang berkaitan dengan pertimbagan suatu hasil sebelum diadakan
pemilihan diantara berbagai alternative yang ada. Catanese dan Synder (1996:49)
membuat dikotomi teori perencanaan, yaitu berusaha menjelaskan bagaimana system social berjalan dan menyediakan
peralatan serta teknik untuk mengendalikan dan mengubah system social
Teori Operasi Sistem
Suatu system dapat
didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang saling bergantung dengan ruang
lingkup, keterkitan, dan stabilitas yang relative tinggi (Catanese dan Synder,
1996:51)
Teori Perubahan
Sistem
Teori dan
interprestasi mengenai bagaimana, kapan, dan untuk tujuan apa perubahan itu
dilakukan disebut teori keputusan. Berdasarkan teori perubahan system, menurut
Campbell dan Fainstein (1996) sesuai dengan situasi yang dihadapi terdapat
empat jenis teori :
Teori Rasionalisme
Apabila tujuan akhir
telah dirumuskan dengan jelas dan dipahami dengan baik perencanaan dapatmengikuti
model rasional. Larson dan Odino (1981:10) mengajukan delapan langkah
pengambilan keputusan rasional
Definisikan
masalahnya
Tentukan sasran
Tentukan ukuran
hasil secara objektif dapat mencerminkan sasaran
Cari tindakan
alternative
Analisis setiap
alternative untuk memahami konsekuensi dari setiap alternative
Membandingkan
konsekuensi tersebut dan dipilih satu alternative
Sajikan setiap hasil
dan kesimpulan
Terapkan alternative
yang dipilih dan dievaluasi tingkat keberhasilannya dalam mencapai setiap
sasaran
Teori
Inkrementalisme
Menurut Lindbloom
(1979) bahwa pengambilan keputusan dalam keadaan sebaris langkah-langkah
incremental yang kecil
Teori Utopianisme
Pandangan ini
berusaha membangkitkan imajinasi masyrakat dan memecahkan setiap masalah dengan
mengusulkan penghapusan pendekatan baru kedalam system
Teori Metodisme
Pendekatan ini
menjelaskan bahwa aktifitas perencanaan yang memiliki metode perencanaan yang
sudah jelas tetapi hasil akhir yang akan dicapai belum ditetapkan dan tidak
dimengerti sama sekali
III.5. EFEKTIFITAS
PERENCANAAN
Sebagaimana telah
dideskripsikan dimuka bahwa efisiensi berhubungan dengan kemapuan untuk
melakukan pekerjaan dengan benar. Manajer yang efisien adalah manajer yang
menggunakan masukan dengan tepat guna mencapai keluaran atau hasil yang
maksimal
Meskipun efektifitas
penting bagi setiap manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang
efektif manajer mengalami hambatan. Terdapat dua hambatan utama terhadap
pengembangan rencana yang efektif
Penolakan dari dalam
diri perencanaan terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana untuk
memecahkannya
Penetapan tujuan
yang ingin dicapai adalah merupakan langkah awal dalam perencanaan, manajer
yang tidak mampu menetapkan tujuan yang bermanfaat tidak akan mampu membuat
rencana yang efektif.
David A. Kolb, Irwin
M. Rubin, dan James M. Meltyre (1984:102) mengemukakan beberapa alasan mengapa
manajer ragu-ragu atau sering kali gagal dalam menetapkan tujuan organisasi
tertentu, yaitu :
Keengganan
melepaskan tujuan alternative
Ketakutan akan
kegagalan
Kekurangan pengetahuan
tentang organisasi
Kekuranagan
pengetahuan tentang lingkungan
Kekurangan
kepercayaan
Keengganan yang
lazim dari pada anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang
akan ditimbulkannya
Hal ini sebenarnya
bukan penolakan terhadap rencana melainkan hanya aktivitas dan tujuan baru yang
dipaksakan kepada mereka yang harus melaksanakan rencana tersebut. Terdapat
tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan, yaitu :
ketidak pastian
mengenai sebab dan akibat dari perubahan
keengganan untuk
melepaskan keuntungan yang ada
kesadaran akan
kelemahan dalam perubahan ya ng diusulkan
Ketakutan akan
kegagalan dan kurangnya kepercayaan juga akan berkurang menetapkan tujuan
realistis serta pencapaiannya. Langkah yang perlu ditempuh agar tujuan mudah
dicapai adalah sebagai berikut :
Pelatihan dan
bimbingan mengenai cara untuk mencapai tujuan tersebut
Penghargaan dan
imbalan atas tercapainya tujuan
Tanggapan yang
membangun serta menunjang apabila tujuan tidak tercapai
Dalam mengatasi
penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan melakukan langkah-langkah
sebagai berikut :
Melibatkan para
bahwayang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan
Memberikan informasi
yang lebih banyak kepada para bawahan mengenai rencana dan akibat yang mungkin
timbul sehingga mereka mengerti perlunya perubahan manfaat yang diharapkan
Mengembangkan pola
perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif
Menyadari dampak
atas perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil
kekacauan yang tidak perlu
III.6. MODEL
PERENCANAAN RASIONAL
antara lain :
Model PERT dan CPM
PERT
PERT adalah akronim
dari progam Evaluation and Review Techniques atau Teknik Evaluasi dan
Peninjauan Progam (TEPP), yaitu suatu metode perencanaan yang belum pernah
dilakukan sebelumnya dan tidak akan dilaksanakan kembali dengan cara yang sama
pada waktu yang akan datang
PERT yang merupakan
salah satu teknik manajemen tidak dapat sepenuhnya memecahkan permasalahan yang
dihadapi oleh manajer. Akan tetapi PERT membantu seorang manajer untuk
menyadari permasalahan yang dihadapi
Dalam menggunakan
teknik evaluasi dan peninjauan progam terdapat dua konsep yang perlu mendapatkan
perhatian (Leven dan Kirkpatrick, 1966:21) yaitu :
Peristiwa
Peristiwa adalah
kondisi yang terjadi saat itu, juga pada titik waktu tertentu akan tetapi
kondisi itu sendiri tidak membutuhkan waktu atau sumber
Aktivitas
Aktivitas adalah
bagian tertentu dari proyek kerja yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk
menyelesaikannya
CPM
CPM adalah akronim
critical path method atau metode jalur kritis adalah suatu teknik perencanaan
dan pengendalian yang digunakan dalam proyek yang memiliki data biaya dari masa
lampau
Sebenarnya baik PERT
maupun CPM merupakan teknik untuk merencanakan dan mengendalikan proyek
B A B IV
PENGORGANISASIAN
IV.I. KONSEPSI DASAR
Keberadaan organisasi
(organization) sebenarnya setua sejarah peradaban manusia dimuka bumi.
Organisasi dapat didefenisikan sebagai kelompok orang yang saling berinteraksi
dan bekerja sama untuk merelealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi
bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling
berhubungan. Ketiga elemen tersebut adalah :
Sekelompok orang
adalah adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan
norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan
masing-masing pihak siap untuk menjalankan dengan penuh tanggung jawab
Interaksi dan kerja
sama adalah bahwa suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang tersebut
saling mengadakan timbal balik
Tujuan bersama adalah
bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling
berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu
Gareth Morgan (1986)
dan Stephen P.Robin (1990:12-13) mengemukakan bahwa organisasi sering kali dikonsepkan
dengan cara yang berbeda. Cara tertentu antara lain sebagai berikut :
Kesatuan rasional
dalam mengejar tujuan
Organisasi ada untuk
mencapai tujuan dan perilaku para anggota organisasi dapat dijelaskan sebagai
pengerjaan rasional terhadap tujuan tersebut
Koalisi dari para
pendukung (contituency) yang kuat
Organisasi terdiri
dari atas sekelompok yang masing-masing mencoba untuk memuaskan kepentingan
sendiri
Sistem terbuka
Organisasi adalah
system transformasi masukan dan keluaran yang bergantung pada lingkungan untuk
kelangsungan hidupnya
Sistem yang
memproduksi arti
Organisasi adalah
kesatuan ynag diciptakan secara artificial
Sistem yang
digabungkan secara longgar
Organisasi terdiri
atas unit-unit yang relatif berdiri sendiri
Sistem politik
Organisasi terdiri
dari atas pendukung internal yang mencoba memperoleh kendali dalam proses
pengambilan keputusan agar dapat memperbaiki posisi mereka
Alat dominasi
Organisasi
menempatkan para anggotanya kedalam kotak-kotak pekerjaan yang menghambat apa
yang dapat mereka lakukan dan individu yang dengannya dapat berinteraksi
Unit pemrosesan
informasi
Organisasi
menafsirkan lingkungannya, mengorganisasikan aktivitas, dan memudahkan
pembuatan keputusan dengan memproses informasi secara horizontal dan vertikal
melalui sebuah struktur hierarki
Penjara psikis
Organisasi
menghambat para anggota dengan membuat deskripsi pekerjaan, departemen, devisi,
dan perilaku standar yang dapat diterima dan tidak dapat diterima
Kontrak sosial
Organisasi terdiri
atas sejumlah persetujuan yang tidak tertulis ketika para anggota melakukan
perilaku tertentu dan untuk itu mereka menerima imbalan
Oleh karna itu dalam
pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut :
Mengetahui dengan
jelas tujuan yang hendak dicapai
Deskripsi pekerjaan
yang harus doperasikan dalam aktivitas tertentu
Klasifikasi
aktivitas dalam kesatuan yang praktis
Memberikan rumusan
yang realitas mengenai kewajiban ynag hendak diselesaikan
Penunjukan sumber
daya manusia yang menguasai bidang keahliannya
Mendelegasikan
otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk
IV.2. INDIVIDU DAN
PERILSKU ORGANISASI
Aktifitas manajer
dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian dan pengendalian
memerlukan waktu untuk mengambil keputusan tentang kecocokan antar individu,
tugas pekerjaan, dan efektivitas. Berikut ini deskripsi dari cirri utama
individu diatas :
Persepsi
Persepsi
(perception) adalah proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu.
Persepsi mencakup penerimaan stimulus (masukan), pengorganisasian, dan
penerjemahan atau penafsiran stimulus yang telah diorganisasi dengan cara yang
dapat mempengaruhi perilaku dan membentuk sikap.
Faktor-faktor yang
mempengaruhi persepsi seseorang atau orang lain, objek, dan tanda adalah
sebagai berikut :
Organisasi persetual
Salah satu prinsip
yang paling dasar yang bertalian dengan organisasi adalah kecenderungan
individu menyusun pola stimulus dari segi hubungan gambar latar belakang
Stereotip
Cara manajer
mengelompokan para bawahan seringkali merupakan suatu refleksi dari prasangka
konseptualnya
Persepsi selektif
Konsep persepsi
selektif amat penting bagi manajer karena mereka sering kali menerima sejumlah
besar informasi dan data
Karakteristik
manajer
Manajer yang
mempersepsi perilaku dan perbedaan individual dari para bawahan dipengaruhi
oleh sifatnya sendiri
Faktor situasional
Tekanan waktu, sikap
individu yang bekerja sama dengan manajer, dan faktor-faktor situasi lain
mempengaruhi ketelitian persepsi
Kebutuhan
Kebutuhan dan
keinginan individu, demikian pula manajer akan mempengaruhi persepsi
Emosi
Emosi seseorang
banyak mempengaruhi peresepsi yang kuat
Sikap
Sikap (atituade)
adalah kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melalui pengalaman yang
mempengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek, dan
situasi yang berhubungan dengannya
Definisi ini
mmberikan pengaruh kepada manajer sebagai berikut :
Sikap menentukan
kecenderungan individu terhadap segi tertentu dari dunia ini
Sikap memberikan
dasar emosional bagi hubungan interpersonal seseorang dan pengalamannya
terhadap orang lain
Sikap diorganisasi
dan dekat dengan dengan inti kepribadian
Sikap individu dapat
dibentuk melalui berbagai sumber, seperti dari keluarga teman sekerja dll
Kepribadian
Salah satu masalah
paling rumit yang harus dipahami oleh para manajer suatu organisasi adalah
hubungan antara perilaku (behavior) dan kepribadian (personality) .
Faktor-faktor hasil cipta karya manusia dan sosial dapat memengaruhi
kepribadian individu
Pendekatan
konseptual yang seringkali digunakan untuk memahami kepribadian individu adalah
pendekatan ciri dan teori psikodinamis
Pendekatan cirri
Cirri adalah
kecenderungan yang dapat diduga, yang mengarahkan perilaku individu terbuat
dengan cara yang konsisten dan khas
Teori psikodonamis
Sifat dinamis dari
kepribadian belum dikemukakan secara sungguh-sungguh sampai terbitnya karangan
Sigmun Freud, Freud mengemukakan perbedaan individu dalam kepribadian dengan
mengajukan pendapat bahwa individu menghadapi motivasinya yang utama secara
berbeda
Belajar
Belajar adalah
proses terjadinya perubahan yang relatif tetap dalam perilaku sebagai akibat
dari praktik. Relatif menunjukan bahwa perubahan dalam perilaku harus banyak
bersifat permanen
IV.3. KELOMPOK DAN
PERILAKU PENGORGANISASIAN
J.W. McDavid dan M. Harari
(1968:237) mendefinisikan kelompok sebagai suatu system yang terorganisasi yang
terdiri dari atas dua orang atau lebih ynag saling berhubungan seemikian rupa
sehingga system tersebut melakukan fungsi tertentu
Definisi diatas
menekankan beberapa ciri kelompok, seperti peran dan norma. Peran yang ada
dalam kelompok terdiri atas :
Peran yang dirasakan
adalah serangkaian perilaku yang dianggap harus dilakukan oleh orang yang
menduduki porsi yang bersangkutan
Peran yang dimainkan
adalah perilaku yang benar-benar dilakukan oleh seseorang
Norma adalah standar
yang diterima oleh para anggota kelompok. Norma memiliki karakteristik tertentu
yang penting bagi para anggota kelompok, yaitu :
Norma hanya dibentuk
sehubungan dengan hal-hal yang penting bagi kelompok
Norma diterima dalam
berbagai macam hierarki oleh para anggota kelompok
Norma mungkin
berlaku bagi setiap anggota atau mungkin hanya berlaku bagi beberapa anggota
kelompok saja
Gibson dan kawan-kawan
mendefinisikan kelompok yang agak berbeda dengan yang dikemukakan McDavid.
Kelompok, menurut Gibson adalah dua orang bawahan atau lebih yang saling
memenagruhi dengan cara sedemikian rupa sehingga perilaku hasil karya seseorang
dipengaruhi oleh perilaku hasil karya orang lain
Dua tipe kelompok,
yaitu kelompok formal dan kelompok informal dibentuk karena beberapa alas an,
alas an yang dimadsudkan Gibson sebagai berikut :
Pemuasan kepuasan
Untuk memperoleh
kepuasan atas terpenuhinya kebutuhan dapat merupakan daya stimulus yang kuat
untuk pembentukan kelompok
Kedekatan dan daya
tarik
Kedekatan adalah
jarak fisik antara bawahan yang melaksanakan pekerjaan
Tujuan kelompok
Apabila dipahami secara
seksama tujuan kelompok dapat merupakan alasan mengapa mengapa individu
tertarik pada kelompok
Alasan ekonomi
Seringkali individu
membentuk kelompok karena berpendapat bahwa mereka dapat memperoleh keuntungan
ekonomis yang lebih besar dari pada pekerjaan mereka
Keempat alasan
diatas hanya dari beberapa alasan yang masih banyak lagi mengapa individu
tergabung dalam kelompok
Brenrd Bass (1965:
197-198) mengemukakan suatu model dari perkembangan kelompok dengan suatu
asumsi bahwa kelompok menempuh tahap perkembangan sebagai berikut :
Saling menerima
Pada tahap permulaan
dari pembentukan kelompok, pada umumnya para anggota segan untuk saling
berkomunikasi
Komunikasi dan
pengambilan keputusan
Tahap kedua setelah
kelompok saling menerima, para anggotanya mulai mengadakan komunikasi secara
terbuka diantara yang satu dengan yang lainnya
Motivasi dan
produktivitas
Pada tahap ini para
anggota kelompok berusaha mencapai tujuan kelompok
Pengendalian dan
organisasi
Pada tahap ini
merupakan tingkat dimana afiliasi kelompok dinilai dan para anggotanya dikelola
oleh norma kelompok
Untuk memahami
perilaku kelompok pewrlu diketahui karakteristik umum sebagai berikut :
Struktur
Pada setiap kelompok
berkembang beberapa tipe strukutur setelah melewati jangka waktu tertentu
Hierarki status
Status yang
diberikan kepada posisi tertentu merupakan konsekuensi dari karakteristiuk
tertentu, yang membedakan antara posisi yang satu dengan yang lainnya
Peran
Setiap posisi dalam
stuktur kelompok memiliki peran yang saling berhubungan
Norma
Seperti pernah
disinggung dimuka bahwa norma adalah standar yang diterima para anggota
Kepemimpinan
Peran kepemimpinan
dalam kelompok merupakan karakteristik penting dalam kelompok
Kepemimpinan
Baik kelompok formal
maupun informal tampaknya memiliki hubungan yang amat erat kesamaan sikap,
perilaku, dan perbuatan
IV.4. STRUKTUR
ORGANISASI
Stoner dan Wankell
(1986:243) membatasi bahwa stuktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar
bagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan. Struktur organisasi
menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukan bagaimana fungsi atau
aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukan
tingkat spesialisasi aktivitas kerja.
Gibson dan
kawan-kawan (1980) menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan yang
relative pasti yang terdapat diantara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang
pasti tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut :
Pembagian kerja
Permasalahan yang
berhubungan dengan pembagian kerja bertalian dengan sampai seberapa jauh
pekerjaan dispealisasi
Berikut ini
keuntungan yang diperoleh atas adanya spesialisasi pekerjaan :
Apabila suatu
pekerjaan terdiri atas sedikit tugas, manajemen mudah memberikan pelatihan
penggantiannya bagi bawahan yang diberhentikan, dimutasikan, atau mangkir
Apabila suatu
pekerjaan hanya memerlukan tugas yang sedikit jumlahnya bawahan dapat menjadi ahli
dalam melaksanakan tugas tersebut
Departementalisasi
Proses penentuan
deretan dan kedalaman pekerjaan individual adalah bersifat analitis, yaitu
jumlah tugas organisasi dipecah-pecah kedalam beberapa tugas yang lebih kecil
berurutan
Praktik departementalisasi
sering didasarkan atas kebutuhan sebagai berikut :
Departementalisasi
fungsional
Pengelompokan
pekerjaan dilakukan menurut fungsi organisasi
Departementalisasi
territorial
Hal ini dilakukan
dengan cara pembentukan kelompok atas dasar bidang geografis
Departementalisasi
produk
Pada organisasi
bisnis besar yang produknya beraneka ragam, aktivitas dan bawahannya
dikelompokan
Rentang kendali
Delegasi
